Es necesario establecer que la tecnología de la información (TI) se
entiende como "aquellas herramientas y métodos empleados para recabar,
retener, manipular o distribuir información. La tecnología de la información se
encuentra generalmente asociada con las computadoras y las tecnologías afines
aplicadas a la toma de decisiones (Bologna y Walsh, 1997: 1).
Utilizando eficientemente la tecnología de la información se pueden
obtener ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos
acertados para mantener tales ventajas como una constante, así como disponer de
cursos y recursos alternativos de acción para adaptarlas a las necesidades del
momento, pues las ventajas no siempre son permanentes. El sistema de
información tiene que modificarse y actualizarse con regularidad si se desea
percibir ventajas competitivas continuas. El uso creativo de la tecnología de
la información puede proporcionar a los administradores una nueva herramienta
para diferenciar sus recursos humanos, productos y/o servicios respecto de sus
competidores (Alter, 1999). Este tipo de preeminencia competitiva puede traer
consigo otro grupo de estrategias, como es el caso de un sistema flexible y las
normas justo a tiempo, que permiten producir una variedad más amplia de
productos a un precio más bajo y en menor tiempo que la competencia.
Las tecnologías de la información representan una herramienta cada
vez más importante en los negocios, sin embargo el implementar un sistema de
información de una empresa no garantiza que ésta obtenga resultados de manera
inmediata o a largo plazo.
En la implementación de un sistema de información intervienen muchos
factores siendo uno de los principales el factor humano. Es previsible que ante
una situación de cambio el personal se muestre renuente a adoptar los nuevos procedimientos o que los desarrolle plenamente y de acuerdo
a los lineamientos que se establecieron.
De todo lo anterior es necesario hacer una planeación estratégica tomando en
cuenta las necesidades presentes y futuras de la empresa. Así como una
investigación preliminar y estudio de factibilidad del proyecto que deseamos.
La investigación preliminar abarcará aspectos como internos y
externos de la empresa, es aquí el momento de definir quiénes somos en este momento y a donde queremos
llegar, quién es mi competencia directa e indirecta, como está la empresa en
relación a sus competidores, cómo lo hacen los demás.
El conocimiento general de la empresa se da en este punto.
Estudio de factibilidad
El estudio de factibilidad permitirá a la empresa evaluar factores
como: recursos financieros, materiales y humanos, así como los tiempos que se
requieren para la implementación del nuevo sistema. Se debe de ser totalmente
objetivo y realista en este proceso ya que una información inadecuada en este
primer paso se verá reflejada en el momento de poner a prueba el sistema y peor
aún en el momento de estar operando y esperando resultados que tal vez nunca
lleguen. En este punto es importante
no olvidar el aspecto financiero no dejando a un lado los indicadores
financieros de rentabilidad. El aspecto cualitativo es importante para eso se
tendrá que tomar en cuenta la misión y la visión de la empresa.
Al hacer un estudio de factibilidad se determinan las variables que
se tomarán en cuenta en el proyecto y la importancia relativa de cada una de
ellas. Una vez definidas las variables se procede a analizar las opciones que
existen en el medio y estas opciones son sometidas al escrutinio para
determinar en que porcentaje cumplen cada una de las variables previamente
definidas.
Una de las opciones que generalmente se presentan en el área de
sistemas de información es ¿lo hacemos en casa
o lo compramos?, si lo compramos, qué compramos?
Actualmente existe una gama muy amplia de sistemas de información
desarrollados para satisfacer las necesidades de la mayoría de las empresa, si
bien es cierto que no están hechas “ a la medida de la empresa” algunos de
estos sistemas tienen la opción de hacer adaptaciones a sus reportes o a
algunas pantallas y en el caso de sistemas ERP cuentan con su lenguaje de
programación que permite capacitar a una persona para poder hacer las
modificaciones que se desee.
Si se determina que se
desarrollará un sistema a la medida, los siguientes pasos serían un análisis y
diseño del sistema, lo cual implica mayor tiempo ya que se deberán de destinar
varias horas a: entrevistas con los usuarios, manuales de usuarios,
programación y pruebas entre otras actividades.
Hoy en día, los sistemas de información juegan un papel primordial
en la vida de las empresas, ya que ayudan a mejorar procesos, reducir tiempo
(horas/hombre) y ayudan a centrarse en tareas que agreguen valor. Esto es muy
diferente al del simple proceso de datos u obtención de los mismos, pero la
función principal y que puede ser más palpable por la administración de la
empresa es la de tener información fiable e inmediata, es decir, en tiempo y
que sea de calidad.
Uno de los elementos clave para una organización y también visto
como herramienta competitiva es la mejora del flujo y proceso de la información
y que esta información pueda ser accesible de manera rápida e interrelacionada.
Sistemas de Información en la
Planificación Empresarial
El ERP es un sistema
integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la
mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción,
etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la
empresa.
Kumar y Hillengersberg
(2000) definen al Enterprise Resource Planning (ERP) como "paquetes de
sistemas configurables de información dentro de los cuales se integra la
información a través de áreas funcionales de la organización". Los
sistemas ERP son extremadamente costosos, y una vez que los sistemas ERP se
implantan con éxito trae una serie de beneficios importantes para las empresas.
Orton y Marlene (2004) definen
a los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) como un sistema
que permite coleccionar y consolidar la información a través de la Empresa.
El software ERP planea y
automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la
empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes
áreas del negocio.
Introducción
Problema
Es indudable que el ambiente
competitivo que se vive dentro del entorno empresarial, requiere de mejoras en
los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de
las compañías ante sus más fuertes competidores.
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Por esto, desde hace ya
varios años, se ha dado mayor importancia a las Tecnologías de Información y su
alineación con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave de
negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de
paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource
Planning), con el cual los directivos de las compañías esperan tener integradas
todas las áreas o departamentos de la compañía que apoyan para la generación de
sus productos y servicios.
Hoy más que nunca las
empresas requieren de herramientas que les proporcionen control y
centralización de su información, esto con el fin tomar las mejores decisiones
para sus procesos y estrategias de negocios. Los ERP son una solución robusta
para aquellas empresas que buscan una solución universal a la centralización de
su información.
La implementación de un
sistema de ERP por lo general es larga y compleja, ya que implica rediseñar los
esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que envuelve
complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, además
de inversión de tiempo.
En la mayoría de las
empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que implica
inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar
el negocio temporalmente para la implementación: por otra parte es importante
señalar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor importante
para el buen funcionamiento del sistema.
Definición:
Los sistemas de
planificación de recursos empresariales (en inglés ERP, Enterprise Resource
Planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan
muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o
productivos de una empresa.
Los sistemas ERP son
sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar
compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas
partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras,
logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema
de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos,
nóminas, etc. Sólo podemos definir un ERP como la integración de todas estas
partes. Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación
como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa
parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de
gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los
procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que
tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La
propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la
información para todo el mundo todo el tiempo".
Reuther,D. (2004) en su
artículo "Critical Factors for Enterprise Resources Planning System
Selection and Implementation Projects within Small to Médium Enterprise"
menciona que K.C. Laundon y J.P. Laundon, (2000) definen los sistemas de planeación
de recursos empresariales (ERP) como un sistema de administración de negocios
que integra todas las facetas del negocio, incluyendo planeación, manufactura,
ventas y finanzas (esto lo podemos representar en Fig. 1) El software ERP
planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo
largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las
diferentes áreas del negocio.
Lo más destacable de un ERP
es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de
este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando
la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos
productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la
calidad de nuestros servicios y productos. Ramiro Rodríguez (2003) en su tesis
"ERP en la administración de proyectos de construcción" menciona la
importancia de que, para implementar un sistema ERP debe formarse un equipo con
las personas de mayor experiencia en sus áreas, generalmente se menciona que
"sí las compañías pueden operar el negocio como siempre sin la gente que
ellos han puesto en los equipos de implantación, entonces se ha seleccionado al
personal equivocado para el proyecto ERP".
El equipo debe incluir gente
técnica (que sabe cómo trabajar con el sistema ERP) y gente de negocios que
entiende cómo opera la compañía, aunque se debe reconocer que de ambos es más
importante el personal experto en el negocio. La persona adecuada para
administrar un proyecto de ERP debe conocer de ambas áreas.
En resumen, los sistemas ERP
unifican información de las diferentes áreas (finanzas, recursos humanos,
ventas, manufacturación, etc.,) de la empresa en un solo lugar, haciendo más
fácil la toma de decisiones dentro de la empresa. El software ERP planea y
automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la
empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes
áreas del negocio
La implementación de los
ERPs no es fácil, se requiere de un largo período de implementación, además de
integrar varios factores que conlleven al éxito de la puesta en marcha. Todas
las áreas de la empresa juegan un papel importante, desde la alta dirección
hasta el departamento de Tecnologías de Información. Es importante que los
usuarios estén convencidos de los beneficios que se obtendrán con los ERPs,
pues esto facilitará la implementación en la empresa.
Anteriormente sólo las
grandes empresas podían adquirir este tipo sistemas, esto debido a los altos
costos, sin embargo en la actualidad las pequeñas y medianas empresas están
incursionando en la implementación de dichos sistemas.
Los objetivos principales de
los sistemas ERP son:
Optimización de los procesos empresariales.
Acceso a toda la información de forma confiable,
precisa y oportuna (integridad de datos).
La posibilidad de compartir información entre todos los
componentes de la organización.
Eliminación de datos y operaciones innecesarias de
reingeniería.
El propósito fundamental de
un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de
respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que
permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de
operación.
Características:
Las características que
distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser
sistemas integrales, con modularidad y adaptables:
Integrales: porque permiten
controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los
departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado
de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía,
el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que
desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de
planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus
respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará
tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja
de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de
contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea
un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente
captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la
información no se manipula y se encuentra protegida.
Modulares: Los ERP entienden
que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran
interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de
sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la
funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de
acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales,
finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.
Adaptables: Los ERP están
creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por
medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las
salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios,
es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra
empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de
programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La
parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP
para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.
Otras características
destacables de los sistemas ERP son:
Base de datos centralizada.
Los componentes del ERP interactúan entre sí
consolidando todas las operaciones.
En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y
deben ser consistentes, completos y comunes.
Las empresas que lo
implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con
los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos,
aunque no siempre es necesario.
Aunque el ERP pueda tener
menús modulares configurables según los roles de cada usuario, es un todo. Esto
significa: es un único programa (con multiplicidad de bibliotecas, eso sí) con
acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la
definición de un ERP con la de una suite de gestión.
La tendencia actual es a
ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se
denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente
indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los
más utilizados).
Las soluciones ERP en
ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido a que necesitan un
desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la parametrización
inicial de la aplicación que es común. Las personalizaciones y desarrollos
particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por
consiguiente en dinero, para modelar todos los procesos de negocio de la vida
real en la aplicación.
Las metodologías de
implantación de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se
desearía, dado que entran en juego múltiples facetas.
No hay recetas mágicas ni
guiones explícitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien
realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y
durante el proceso de implantación, e inclusive cuando el sistema entra en
función.
Por ello, antes, durante y
después de la implantación de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente:
Definición de resultados a obtener con la implantación
de un ERP.
Definición del modelo de negocio.
Definición del modelo de gestión.
Definición de la estrategia de implantación.
Evaluación de oportunidades para software
complementario al producto ERP.
Alineamiento de la estructura y plataformas
tecnológicas.
Análisis del cambio organizativo.
Entrega de una visión completa de la solución a
implantar.
Implantación del sistema.
